Introducción al Diseño de Proyectos

1. Lo Básico del Diseño de Proyectos

1.1. Definiciones

1.1.1. ¿Qué es un proyecto?

Para comenzar presentemos esta definición: Un proyecto comienza cuando se identifica una “oportunidad”, y concluye con clientes satisfechos en sus necesidades, a través de servicios prestados con alta calidad.

La satisfacción se logra a través del manejo adecuado de la relación, de los recursos humanos utilizados, de las ayudas tecnológicas y metodológicas empleables y con el efectivo dominio del manejo del proyecto.

También se puede decir que: "Un proyecto es un esfuerzo temporal comprometido para crear un producto o servicio único. Temporal significa que tiene un inicio y fin, y único que el servicio o producto es diferente e identificable de otros similares. Puede involucrar una unidad de negocio o cruzar los límites la organización en join ventures y sociedades”.

El enfoque para los trabajos de un proyecto se fija en cada caso según los alcances del proyecto y el entorno dentro del cual debe desarrollarse. Es normal que comprenda una serie de etapas bien definidas, que se han estructurado como un modelo que evita improvisaciones y capitaliza experiencias sin obviar, por supuesto, los aportes que cada nueva situación genera, y que, a su vez, deben aprovecharse.

1.1.2. Aclaración inicial

El propósito de las técnicas y pautas de Gestión de Proyectos, es proveer a todos los profesionales de una ayuda práctica para el mejor desempeño de sus funciones. Esto significa que servirán como recordatorio y referencia básica de aquellos elementos (estrategias, tácticas, factores críticos, otros varios de gran impacto) que la experiencia ha demostrado que son determinantes del éxito, por lo cual serán un gran apoyo a todo el personal involucrado en proyectos. Estas técnicas y pautas están pensadas para facilitar el desarrollo de los proyectos y por ende constituyen guías, y no un sustituto del juicio sólido del profesional que debe emplearse en su ejecución.

1.1.3. Enfoque Balanceado del Manejo de Proyectos

El manejo adecuado de un proyecto siempre asegura el uso eficaz de los recursos y el logro de los objetivos y alcances (productos), en tiempo y con alta calidad.

Debemos distinguir entre el producto final, es decir, lo que deseamos lograr mediante nuestro trabajo, y los pasos que damos para lograr ese propósito, es decir, la “administración del trabajo”.

Obviamente, ambas cosas están estrechamente vinculadas, y podemos decir que la administración del trabajo y la obtención del producto final son los dos componentes críticos del eficaz manejo de proyectos. Las actividades asociadas con planeamiento, supervisión y control, comprenden la función de la administración de la prestación, fundamental para proveer un flujo racional de las tareas, con una constante focalización de lo comprometido, y que deben responder a sus objetivos y alcances.

Un desbalance hacia uno u otro componente será siempre menos efectivo que un enfoque balanceado.

Por ejemplo, un énfasis muy grande puesto sobre los mecanismos de administración puede impactar negativamente la concreción final y la calidad de los productos.

Por otro lado, una concentración exclusiva en el producto final puede poner en peligro el cronograma o la economía del proyecto. Los dos componentes deben trabajar en forma conjunta, muy estrechamente para asegurar que la utilización de los recursos sea maximizada que brinden servicio profesionales de calidad, asegurando la optimización de la consultoría. Este enfoque balanceado requiere dar asimismo debida consideración al tratamiento de potenciales conflictos entre el uso eficaz de los recursos por parte del Jefe de proyectos y la manera en que el cliente desea lograr sus objetivos y lo que espera como alcance del trabajo.

1.1.4. ¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es un conjunto de:

• Técnicas
• Destrezas
• Herramientas
• Procedimientos
• Controles, y
• Recomendaciones

Que permite Generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas, que la experiencia y el sentido común consideran como buenas para la realización de un proyecto.

Además, la Administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo, lo que se trata de establecer es un ciclo de vida para el proyecto asunto que se va a analizar a continuación.

1.2. Ciclo de vida del Proyecto La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso específico. El cual se conoce como “ciclo de vida”. Los siguientes gráficos nos muestran los enlaces que hay entre cada fase del ciclo de vida: La siguiente información nos presenta los entregables en cada fase del ciclo de vida

1.3. El Gerente de Proyectos El jefe de proyectos debe poseer una serie de actitudes y habilidades fundamentales para crear y mantener el liderazgo y la conducción del proyecto. Es decir, debe desarrollar habilidades gerenciales.

El más importante rol del jefe de proyectos es producir (buenos) resultados además de que todos esperan que él sea un facilitador en la consecución de los objetivos propuestos, no crear problemas, sino solucionarlos.

1.3.1. Responsabilidades del Jefe de Proyectos

1. Planificar las tareas, su duración y secuencia.

2. Organizar / motivar el personal asignado

3. Estructurar la Arquitectura General del proyecto

4. Medir y controlar el avance del proyecto

5. Adquirir recursos

6. Controlar el avance y calidad del proyecto

7. Mantener y mejorar las relaciones con los clientes